„Du musst mit Deiner Rechnung den Originalbeleg mitschicken. Sonst kann ich das nicht bezahlen.“ 

Stimmt nicht. 

Originalbelege, die auf Deinen Namen ausgestellt sind, gehören nur Dir. Nur Originale darfst Du in Deiner Buchhaltung verwenden. Wenn Dein Auftraggeber kontrollieren möchte, dass Du nicht zu viel weiterberechnet hast, dann kannst Du so nett (!) sein, eine Kopie anzufertigen und diese mit der Rechnung zu versenden. Grundsätzlich darfst Du alles (auch mit Gewinn für Dich) weiterberechnen oder im Angebot bereits eine Pauschale anführen und dann „berechnen wie angeboten“ (ohne weiteren Beleg).  

Wenn Du etwas weiterberechnest, beeinflusst das immer Deinen Gewinn. Du musst also die entsprechende Kostenposition als Ausgabe dagegen rechnen können. Deshalb bleibt in so einem Fall das Original bei Dir.

Anders ist das, wenn Du etwas für Deinen Kunden bezahlst und das Geld z.B. bar wiederbekommst. Dann ist es für Dich buchhalterisch egal und Dein Kunde bekommt den originalen Beleg. Bei mehreren Belegen, z.B. im Laufe einer Produktion, kann man auch einen Auslagenbeleg schreiben und darauf alle Auslagen auflisten. Dann bekommst Du alles in einer Summe überwiesen. Dieser Auslagenbeleg gilt dann als Gegenbeleg zu dem Geldeingang auf Deinem Konto. Der Beleg muss also in Deine Buchhaltung. Damit wird es zum durchlaufenden Posten und beeinflusst Deinen Gewinn nicht. Wichtig dabei ist, dass auf keinem der ausgelegten Belege Dein Name/Anschrift steht. Ansonsten musst Du die Kosten weiterberechnen.